Changer de syndic : comment s'y prendre correctement ?

Chaque ACP a légalement besoin d'un syndic. Mais que faire si vous constatez que votre syndic ne répond pas aux besoins de votre immeuble ? Ou, plus agaçant encore, que certaines tâches sont mal exécutées, voire pas du tout ? La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez changer de syndic à tout moment, bien qu'il y ait certaines règles à suivre.

Raisons de résilier le contrat

Un syndic travaille toujours avec un mandat, mais en principe, vous pouvez toujours résilier le contrat plus tôt. Si vous ne voulez pas attendre la fin du mandat, vous avez alors un raison claire necessaire, avec pièces justificatives. Sinon, vous recevrez un dommages-intérêts devoir payer.

Un facteur important est le contrat lui-même. En effet, tous les contrats de syndic ne sont pas identiques. Lisez donc attentivement ce document et tenez compte des accords spécifiques qui y sont décrits.

Exemples de raisons de vouloir changer de syndic :

Manque de communication : Le syndic n'informe pas les copropriétaires de toutes les affaires importantes ou ne maintient pas le contact.
Perte de confiance Les intérêts du ACP ne sont pas défendus dans un contexte juridique.
Travail non exécuté : Les choses qui ont été convenues lors de l'assemblée générale ne sont pas réalisées.
Mauvaise gestion financière : Les paiements aux fournisseurs se font attendre, ou le syndic commet de graves erreurs (d'évaluation).
Non-respect des règles : Le syndic ne fait pas respecter le règlement de copropriété.
Pas d'organisation de l'assemblée générale ou procès-verbal manquant : Le syndic néglige d'organiser l'Assemblée Générale ou de prendre des procès-verbaux.

Selon que vous puissiez ou non prouver une mauvaise gestion, vous disposez de différentes options, que nous aborderons dans le paragraphe suivant.

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Selon la situation, vous avez 3 options :

Avez-vous une raison impérieuse ? Alors vous attendez le assemblée générale annuelle.
Le moment le plus pratique est lors de l'assemblée générale annuelle où le mandat du syndic expire. En effet, lors de cette AG, il est automatiquement voté si l'ACP souhaitent reconduire le syndic ou non. Si le syndic actuel non reclassé, vous devez l'en informer par écrit du licenciement, comme l'exige la loi. Vérifiez également le contrat pour connaître les dispositions relatives au préavis.
En cas de mauvaise gestion avérée, vous convoquez un assemblée générale extraordinaire se rencontrer.
Lorsqu'il y a des preuves de mauvaise gestion prolongée par le syndic, vous pouvez convoquer une assemblée générale extraordinaire ayant pour seul point à l'ordre du jour le licenciement du syndic. Pour cela, vous avez besoin du soutien de quelques copropriétaires qui représentent ensemble au moins 20s actions de ACP. Une fois que le soutien est suffisant, vous informez le syndic par courrier et demandez l'organisation de l'assemblée. Comme pour l'AG annuelle, une majorité absolue (50% +1) est nécessaire pour licencier effectivement le syndic. Dans ce cas, il doit y avoir une raison valable de licenciement, sinon vous risquez une dommages-intérêts.
En cas d'extrême urgence contactez le juge de paix.
En dernier recours, et dans des cas exceptionnels, vous pouvez demander au juge de paix de résilier le contrat du syndic. Il n'est alors pas nécessaire de convoquer une assemblée générale, mais vous devez faire opposition formellement et prouver une faute grave. Si le juge de paix accepte la démission, il ou elle nommera un syndic temporaire pour l'ACP.

Plus d'informations sur la façon de résilier le contrat avec le syndic, trouvez-vous ici.

Transfert de données au nouveau syndic

Un ACP ne doit jamais se retrouver sans syndic. Vous devez donc désigner un nouveau syndic lors de la même assemblée générale. (Si la démission a lieu par l'intermédiaire du juge de paix, celui-ci désignera automatiquement un syndic provisoire.) Il est donc important de trouver un nouveau syndic avant la réunion. Mentionnez dans de compte rendu de la réunion le nom, les coordonnées et la date de début du syndic désigné.

Le nouveau syndic doit ensuite prendre contact avec son prédécesseur pour le transfert des informations de gestion. L'ancien syndic dispose d'un mois pour transmettre toutes les données nécessaires et de deux mois pour transférer les fonds ACP sur le compte ouvert par le nouveau syndic.

Lors de la passation, il est important que le nouveau syndic :

Un compte bancaire est ouvert au nom de ACP et s'enregistre en tant que mandataire.
Recevoir toutes les informations pertinentes de l'ancien syndic, y compris une liste de tous les copropriétaires, les plans de construction éventuels, les dossiers en cours et les relevés bancaires.
De statuts relit attentivement et s'assure que l'ACP la respecte.
et d'enregistrer les procès-verbaux des réunions, ainsi que d'établir et de suivre les contrats avec les fournisseurs.
Le nouveau mandat de syndic est enregistré dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Les documents essentiels qui doivent absolument être transférés sont :

Le dernier rapport de l'assemblée générale
Le solde de tout compte
Factures de l'exercice précédent
La liste des fournisseurs
Les statuts (Acte de base + Règlement d'ordre intérieur)
La police globale d'immeuble

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