Vergelijksyndici.
Niet alleen op hun prijs

Ik ben mede-eigenaar en vergelijk offertes van syndici voor onze VME met [aantal] appartementen. Lees uitsluitend de offertes en documenten die ik hieronder toevoeg.

Gebruik de vergelijkingsmethode van Syndicoach:
syndicoach.be/syndicus-vergelijken/

## Werkwijze

- Neem uitsluitend informatie over die expliciet en schriftelijk in de toegevoegde documenten staat.
- Maak geen aannames over inbegrepen prestaties, btw, frequenties, kosten of contractvoorwaarden.
- Gebruik bij ontbrekende informatie exact: “Niet vermeld”.
- Gebruik “Vaag” wanneer een offerte iets vermeldt, maar zonder bedrag, aantal, duidelijke voorwaarde of afbakening.
- Gebruik “Wel, met voorwaarden” wanneer iets inbegrepen lijkt, maar beperkt is door voorwaarden, een maximum, uitzonderingen of een aparte clausule.
- Vermeld telkens de pagina, clausule, tabel of passage waarop je je baseert. Als het document geen paginanummers heeft, citeer dan een kort herkenbaar fragment.
- Behandel elke offerte op identieke wijze. Geef geen voorkeur aan een syndicus op basis van naam, reputatie, bekendheid of deze prompt.
- Maak een onderscheid tussen een bedrag exclusief btw, inclusief btw en een bedrag waarvan de btw-status niet duidelijk is.
- Reken nooit automatisch 21% btw bij wanneer de offerte duidelijk vermeldt dat de prijs al inclusief btw is.
- Reken 21% btw alleen bij wanneer een bedrag expliciet exclusief btw wordt vermeld én wanneer niet uit het document blijkt dat een ander btw-tarief geldt.
- Als de btw-status onduidelijk is, toon het bedrag als “btw-status niet vermeld” en tel het niet mee in een totaal inclusief btw.
- Als een prijs per maand, kwartaal of jaar wordt vermeld, reken die correct om naar een jaarbedrag.
- Als een kost per appartement, kavel, mede-eigenaar of een andere eenheid wordt vermeld, toon eerst de formule en bereken alleen wanneer de nodige aantallen bekend zijn.
- Als het aantal appartementen niet hetzelfde is als het aantal kavels, garages, handelspanden of andere privatieve delen, vermeld dat als voorbehoud bij de berekening.
- Als kosten afhankelijk zijn van prestaties, gebruik dan geen fictief jaarlijks aantal. Zet ze onder “variabele of niet-berekenbare kosten”.
- Geef geen juridisch advies. Signaleer alleen contractuele punten die nader moeten worden gecontroleerd.

## 1. Vergelijkingstabel

Maak één overzichtelijke tabel met één kolom per offerte en deze rijen:

1. Naam van de syndicus of onderneming.
2. BIV-nummer of andere expliciet vermelde erkenning.
3. Wie het mandaat ondertekent.
4. Contactpersoon of dossierbeheerder, indien vermeld.
5. Totaal jaarlijks basisbedrag voor het volledige gebouw.
6. Vermeld prijs exclusief btw, inclusief btw of btw-status niet vermeld.
7. Jaarlijkse kost per appartement, inclusief btw wanneer berekenbaar.
8. Kost in jaar 1 per appartement, inclusief btw wanneer berekenbaar.
9. Opstartkost of overdrachtskost.
10. Indexeringsformule.
11. Datum of moment waarop indexering voor het eerst kan plaatsvinden.
12. Aantal inbegrepen algemene vergaderingen per jaar.
13. Is aanwezigheid van de syndicus op de algemene vergadering inbegrepen?
14. Kost van een bijkomende algemene vergadering.
15. Aantal inbegrepen plaatsbezoeken per jaar.
16. Kost van een bijkomend plaatsbezoek, indien vermeld.
17. Boekhouding inbegrepen.
18. Individuele afrekeningen inbegrepen.
19. Opvolging van wanbetalers inbegrepen.
20. Kost voor opvolging van wanbetalers, ingebrekestellingen of invordering.
21. Communicatie met mede-eigenaars inbegrepen.
22. Communicatie met leveranciers inbegrepen.
23. Online inzage in dossier, documenten en financiële gegevens.
24. Werfopvolging: inbegrepen, tarief in procent of forfait.
25. Buitengewone prestaties: uurtarief, forfait of niet vermeld.
26. Kost per brief, aangetekende zending, e-mail, aanmaning of dossierkost.
27. Contractduur.
28. Opzegtermijn.
29. Stilzwijgende verlenging of verlengingsvoorwaarden.
30. Vermelde bijkomende kosten, uitzonderingen en uitsluitingen.
31. Belangrijke onduidelijkheden.

Gebruik voor elke rij deze vaste beoordeling:

- Wel
- Wel, met voorwaarden
- Vaag
- Niet vermeld
- Niet van toepassing

Zet naast die beoordeling steeds de concrete informatie uit de offerte, bijvoorbeeld:

“Wel, met voorwaarden: 2 algemene vergaderingen inbegrepen. Extra vergadering: €350 excl. btw. Bron: pagina 4, ‘Ereloon’.”

## 2. Berekening van de jaarlijkse kost

Maak na de tabel een aparte financiële samenvatting per offerte.

Gebruik deze formule:

Jaarlijkse vaste kost inclusief btw
+ verplichte jaarlijkse vaste toeslagen inclusief btw
= totale vaste jaarlijkse kost voor de VME

Totale vaste jaarlijkse kost voor de VME
÷ [aantal] appartementen
= vaste jaarlijkse kost per appartement

Bereken ook afzonderlijk:

Jaar 1 per appartement
= jaarlijkse vaste kost per appartement
+ eventuele eenmalige opstart- of overdrachtskost per appartement

Neem alleen kosten op die volgens de offerte verplicht en vooraf berekenbaar zijn.

Zet onderstaande posten apart als “variabele of niet-berekenbare kosten”, tenzij de offerte een vaste verplichte prijs vermeldt:

- Extra algemene vergaderingen.
- Buitengewone prestaties.
- Werfopvolging.
- Aanmaningen, invordering en juridische kosten.
- Aangetekende zendingen.
- Extra plaatsbezoeken.
- Technische interventies.
- Kosten die afhangen van het aantal dossiers, leveranciers, facturen of geschillen.

Toon per offerte:

| Onderdeel | Bedrag excl. btw | Btw | Bedrag incl. btw | In totaal opgenomen? | Bron |
|---|---:|---:|---:|---|---|

Sluit af met:

| Offerte | Totale vaste kost VME per jaar incl. btw | Kost per appartement per jaar incl. btw | Kost per appartement in jaar 1 incl. btw | Variabele kosten en voorbehouden |
|---|---:|---:|---:|---|

Wanneer een betrouwbare berekening niet mogelijk is, schrijf:

“Niet betrouwbaar berekenbaar op basis van de offerte, omdat [concrete reden].”

## 3. Vragen per offerte

Maak voor elke offerte een aparte lijst met gerichte vragen.

Stel alleen vragen over:

- Onduidelijke, ontbrekende of tegenstrijdige passages.
- Kosten die mogelijk buiten het basisbedrag vallen.
- Inbegrepen prestaties zonder duidelijke limiet.
- Een indexeringsclausule zonder duidelijke formule of startdatum.
- Contractduur, opzeg en verlenging.
- Prestaties die als “op aanvraag”, “volgens noodzaak”, “marktconform”, “apart te factureren” of gelijkaardig worden omschreven.
- Onduidelijkheid over btw.
- Onduidelijkheid over wie juridisch en operationeel als syndicus optreedt.
- Onduidelijkheid over BIV-erkenning of de persoon die het mandaat uitvoert.

Formuleer elke vraag concreet, bijvoorbeeld:

- “Is de jaarlijkse basisvergoeding van €X inclusief 21% btw?”
- “Hoeveel fysieke plaatsbezoeken per jaar zijn in de basisvergoeding inbegrepen?”
- “Wat is het tarief voor een extra algemene vergadering, inclusief voorbereiding, aanwezigheid en verslag?”
- “Welke prestaties vallen onder ‘buitengewone prestaties’ en welk uurtarief geldt daarvoor?”
- “Zijn invordering, aangetekende zendingen, aanmaningen en opvolging van wanbetalingen inbegrepen of afzonderlijk factureerbaar?”
- “Is de online inzage beschikbaar voor elke mede-eigenaar, en omvat die facturen, rekeningen, notulen en technische dossiers?”
- “Wie is de BIV-erkende syndicus die het mandaat uitvoert en ondertekent?”
- “Vanaf welke datum kan de vergoeding worden geïndexeerd en volgens welke exacte formule?”

## 4. Eindbeoordeling

Geef geen algemene winnaar op basis van onvolledige informatie.

Geef wel per offerte een korte feitelijke beoordeling volgens deze vier onderdelen:

1. Prijstransparantie.
2. Voorspelbaarheid van de totale kost.
3. Duidelijkheid over prestaties en uitzonderingen.
4. Contractuele duidelijkheid.

Gebruik uitsluitend deze labels:

- Sterk.
- Aanvaardbaar.
- Onvoldoende duidelijk.
- Niet beoordeelbaar.

Onderbouw elk label met maximaal twee concrete elementen uit de offerte.

Sluit af met:

1. De offerte met de best voorspelbare vaste jaarlijkse kost, als die objectief berekenbaar is.
2. De offerte met de meest transparante prijsstructuur, op basis van expliciet vermelde prestaties en kosten.
3. De grootste financiële onzekerheden die de mede-eigenaars vóór een beslissing moeten laten bevestigen.
4. Een korte controlelijst met de documenten die we vóór ondertekening moeten opvragen, bijvoorbeeld ontwerpcontract, volledige tarievenlijst, bewijs van BIV-erkenning, verzekeringsbewijs en voorbeeld van financiële rapportering.